Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2

  


 

Сортировочная. Ключевой этап.

       Итак, после того, как последняя бумажка легла поверх общей бумажной кучи, мобилизуйте весь свой интеллект и примите решение, что и куда вы будете раскладывать. Это важно. Допустим, слева документы, справа рабочие бумаги, в центре рецепты, чуть выше ноты, дальше распечатки интересных статей и т.д.  Хотя нет. В центре лучше всего оставить место для самого главного, для мусора.
Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2Отступление № 4. Размышления у мусорного ведра.
      Казалось бы, ну что тут неясного. Мусор он и есть мусор. Нет, дорогие мои. Прежде чем положить бумажку в мусорную кучу, ни в коем случае не спешите. Возьмите ее в руки. I’m still loving you (я все ещё люблю тебя) вопрошала я, разглядывая очередной листик. Если бумажка не находила отклик в моей душе или была лишней в будущей жизни, она беспощадно летела в мусорную сторону. Все как советовала Мари. 

Ценность ли бесценность? Вот в чем вопрос

       Никогда не выкидывайте всю пачку бумажек или тетрадей. Пересмотрите каждый листик, причем с двух сторон. Как знать, может на обороте будет ценная информация, а вдруг среди листиков затаился важный документ. Можете дать голову на отсечение, что у вас такого не может быть? Тогда бросайте в мусор все сразу. Только не бейтесь потом головой о стену, когда среди ночи поймете, что случайно выкинули тот самый листик, на котором были записаны стихи, которые вы посвятили своей первой любви,  которые так нравились вашей маме, которой уже нет.
      Это же относится к детским рисункам, ученическим тетрадям, дневникам и т.д. Не выбрасывайте их сразу. Во-первых, нельзя исключать возможность, что ваши дети вас прославят, и как знать, может быть именно это со временем станет истинной ценностью. Во-вторых, когда-то надо будет что-то показывать внукам. В-третьих, эти вещи могут составить основу семейных архивов. Помните об этом.

Предать огню

      Не раздумывая, избавляйтесь от старых квитанций, утративших срок гарантийных талонов, рецептов и прочих советов на клочках желтых бумажек (если они не дороги вам как память). На дворе 21 век, компьютерный. Подлежат беспощадному уничтожению инструкции на иностранных языках, оторвите листы, которые вам понятны и могут понадобиться – остальное …  в печку. Да, именно в печку, потому что ненужные бумаги лучше всего сжечь. Никогда не выбрасывайте просто так ваши личные бумаги, не уничтожив их перед этим. Можно мелко порвать или порезать, можно пропустить через шредер. Но лучше сжечь.

Группы и подгруппы

 Если бумаг достаточно много, например, как у меня или ещё больше, сформируйте кучки по подтемам. Например, общая большая куча (будущая большая папка) «ВЯЗАНИЕ», в ней отдельные подгруппы: «Вязание спицами», «Вязание крючком», «Модели», «Филейное вязание» и т.д. Ну, думаю, с этим понятно. Тоже с кулинарными рецептами. И ещё, определите важность каждой группы. Эта кучка – несостоявшиеся пока бумажные самолетики, это будущий архив, это важные документы.
Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2
Ну, вот и все. Теперь, когда все разложено по кучкам, группам и подгруппам, останется только упаковать и аккуратно положить в подготовленные папки, папки-конверты, конверты, файлы, папки-сегрегаторы и т.д.  На этом месте можно поставить точку. Но мы из тех, что  ищет легких путей. Поэтому, читайте дальше.
Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2

Оформление

      Дальше я аккуратно записала на листике названия всех сформированных папок (а также их групп и подгрупп). Получилось около 60. Напечатала их в столбик, в Excel (не могу жить без него), выбрала подходящий шрифт и распечатала на самоклейке. Разрезала. Можно распечатать на простой бумаге, потом наклеить скотчем или клеем. Можно написать от руки (но красиво).
    Часть вырезанных названий я сразу наклеила на папки и файлы, но потом спохватилась и вспомнила, что у меня есть залежи цветного картона. Нарезала небольших размеров прямоугольники, на которые и наклеила самоклейки с названиями.
Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2
      Спросите, для чего? Отвечаю. Со временем, вид папок должен «врезаться в память» и чтобы было легче вспоминать, где какой документ, в какой папке, то лучше задействовать ещё один памятный якорь   визуальное отличие папки. Особенно если папок будет много, и они будут находиться в простых прозрачных файлах, разнообразить их с помощью цвета – лучшее из решений. Если у вас цветной принтер, ещё лучше. Простор для фантазии безграничен. Со временем, если будет желание, можно и картинки всякие наклеить. Этот этап работы можно уже поручать самым маленьким.
      Совет, совсем не обязательно покупать что-то новое из канцтоваров. Старайтесь обходиться малым. Если нет ничего, то купите просто прозрачные файлы и скоросшиватели.
Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2

Преимущества вертикального хранения

      Для постоянного хранения подойдет полка, шкаф, любые коробки и приспособления для хранения, где документы могут находиться в вертикальном положении. Это важно. Во-первых, так легче их найти, во-вторых,  если хранить папки одна поверх другой, т.е. горизонтально, то со временем беспорядка не избежать. А он нам не нужен.

Особо секретные документы перед прочтением сжечь.
Из офицерского юмора.
 Хранение важных документов
      Положите перед собой все документы, представляющие хоть какую-нибудь ценность. Во-первых: подумайте, от чего вы хотите их уберечь. От маленьких детей, от всех домашних, от воров, от наводнения, а может от пожара или от кота (он может устроить лежбище в самом неподходящем месте). Или просто подальше от источников света, тепла и водопроводного крана. Во-вторых: оцените, как часто они вам бывают нужны. В зависимости от этого выбирайте место и способ сохранения. Вот несколько вариантов, на выбор:
♦ банковская ячейка (придется платить)
♦ сейф (можно выбрать огнеупорный или встраиваемый в стену)
♦ хороший термос (как вариант, тоже не сразу сгорит)
♦ специальные несгораемые папки из  кремнеземного материала
♦ книжка-тайник (как в фильме «Побег из Шоушенка»)
♦ в электрической розетке (есть такие в продаже)
♦ специальное пространство в стене (только, если она не несущая)
♦ в потолочных плитах и в плинтусах
♦ под картиной, которая висит на стене
♦ в ящиках с двойным дном
♦ в принципе, тайник можно сделать где угодно и из чего угодно.




Совет от архивариуса

Некоторые документы вообще можно не хранить, а при необходимости восстановить в соответствующих органах (например, документы об усыновлении, если вы хотите навсегда скрыть этот факт).

Ксерокопии

      Сделайте ксерокопии всех важных документов, можно сделать несколько комплектов, которые храните либо отдельно от всех других, либо у родственников. Однозначно, при всяких форс-мажорах, это может существенно облегчить положение. Кстати, можно подготовить копии, заверить их у нотариуса, тогда в случае утраты вообще проблем не будет.

Хранение в электронном виде.

       Многое, в том числе и важные документы, вообще можно теперь хранить только в электронном виде. Отсканируйте или сфотографируйте всё, что считаете нужным, дайте однозначные и точные названия файлам и храните это либо на диске личного компьютера, на флешке, на телефоне или на карте памяти.Можно хранить на электронной почте, яндекс-диске, отличное решение программа drive.google.com.
      При организации хранения документов  в электронном виде можно применять те же приемы, которые присущи бумажным документам. Действуйте точно также: вовремя избавляйтесь от ненужного, сортируйте на папки, группы, подгруппы и т.д. не храните вместе с другими папками.
     Хочу посоветовать один полезный ресурс www.evernote.com. созданный специально для хранения документов.  Пользоваться им одно удовольствие. Возможен доступ с любого устройства и как говорится, нужная информация, будет у вас всегда под рукой. Есть бесплатный вариант, есть два платных, разумеется, более навороченных. Очень удобно для хранения, например,  электронных авиабилетов.

Три условия, чтобы удовольствие от порядка длилось долго:

Все новые бумаги должны сразу находить свое место в системе.

Возвращать все и всегда на свои места. Сразу!

По мере необходимости делать ревизии. Лучше плановые.

Да, и главное! Не забывайте, где и что у вас лежит!

Эпилог
        Если бы в результате такой ревизии, был обнаружен мой потерявшийся диплом, это был бы счастливый конец, логичный и красивый. Но этого не случилось. Но ничего в этом мире не происходит просто так. Ровно через 5 дней, мне позвонили и сообщили, что мой диплом обнаружен в одном учреждении, где мне пришлось побывать пару лет назад. Приходите и заберите. Так бывает.

Наука хранения документов, бумаг, архивов. Часть 2

Оставьте первый комментарий

Оставить комментарий

Ваш электронный адрес не будет опубликован.


*